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                      會期開展前參展商需要避免哪些坑?會展會議設計搭建公司分享干貨
                      文章來源:www.angelgupta.com 發布時間:2022-03-03 | 加入收藏 閱讀次數 :244次 返回列表

                      會展開展前參展商需要避免哪些坑?會展設計搭建公司分享干貨

                      1.考察會場,到底要注意些什么

                      直奔主題前,“偽甲方”先舉一個活生生的發生自己身上的真實例子,雖然是多年之前發生的,但仍記憶猶新。會議已開始了一會,此時我正在會議室外偷懶,突然一領導推門而出對著我問到“小YU,洗手間在哪”?!皞渭追健彼查g懵了,之前完全沒留意過…(最怕空氣突然安靜)幸好只維持了1-2秒,“偽甲方”靈機一動請一旁的酒店服務生回答了此問題。

                      從上述這個極小的例子可見,以上狀況的發生大多可以歸結為場地考察沒有做到位。場地考察看似很常規、很輕松的一件事,如果疏忽了一些細節,很可能會給之后會議活動的順利舉辦帶來重重隱患。這就是為什么“偽甲方”覺得有必要好好聊一下考察場地時到底要注意哪些。

                      一般來說會場可分為標準場地(會議型酒店、會議中心、會展中心等)和特殊場地(博物館、歷史遺址、劇院、餐廳等)。下文所指的場地對象為會議型酒店。

                      2.酒店會議室 – 需注意內容

                      會期前后是否有其他大型活動,評估是否影響到會議進場以及會期其他沖突內容

                      評估酒店大宴會廳及其他多功能廳可否滿足會議基本需求及功能(VIP室或媒體采訪間盡可能安排在主會場旁邊)

                      場地的裝飾、色調及照明是否符合會議活動的調性

                      提前獲取CAD尺寸圖,現場務必復核所有尺寸,包含且不限于會場實際可用尺寸(長、寬、高)測量,燈下最大高度等等

                      會議動線的考量(包括:

                      嘉賓進場動線,主分會場動線)

                      場地是否有吊頂,若有,需確認具體位置及數量

                      提前確認場地是否有老干部杯(部分新開的酒店不提供),桌椅套及沙發茶幾的尺寸及顏色

                      燈光可否按區域分段控制,并知曉操控面板的具體位置

                      了解場地中央空調溫度調整的變化時長以及開關位置

                      3.Foyer及外場其他 – 需注意內容

                      是否滿足會議功能區的搭建設計

                      Foyer區域的電源及網絡端口數量及位置(一般大型會議使用到的門禁、安檢、注冊等功能區,會有電源及網絡需求)

                      場地進門處可否擺放帶有會議logo的設計搭建

                      場地大堂及公共區可擺放會議指引牌的數量及位置

                      評估考量場地大堂 & 客房電梯到會場動線的合理性、便捷性

                      會議樓層的洗手間位置

                      會議樓層的電梯的位置及容量

                      卸貨通道、卸貨電梯的數量及大(同時了解貨車進出場地所在區域的時間段要求)

                      會展設計搭建

                      4.場地網絡– 需注意內容

                      會議網絡與客房網絡是否使用同一網絡,最大帶寬是多少

                      會議網絡可否單獨使用,最大帶寬是多少,每個會議室是否有網口

                      場地網絡5G覆蓋區域,信號最好的是哪個運營商的?

                      可否請第三方公司拉專線網絡(若酒店網絡無法滿足)

                      5.場地停車– 需注意內容

                      地下停車場入口出口動線及車位數量

                      地面停車位數量,以及可供主辦方的最大數量

                      門口可否短暫??看蟀?,最以及可供我方的最大數量

                      停車付費方式確認,憑停車券 or 二維碼掃描

                      6.其他會議相關– 需注意內容

                      附近是否有打印店(了解營業時間,制作工藝及要求提前溝通)

                      附近的醫院位置及地址確認

                      7.場地餐飲及住宿– 需注意內容

                      會期嘉賓用餐指引動線確認

                      會期用餐餐廳的開餐及結束時間溝通

                      用餐餐廳是否配備簡單的AV設備(以滿足午餐會演講或餐前嘉賓致辭等需求)

                      菜單的多樣性需提前審核(特別是會期較長的會議)

                      場地餐廳包間數量及大小確認,可供主辦方使用的最大數量

                      提前溝通素食或是其他特殊餐飲要求

                      可否向主辦方工作人員提供員工餐

                      同期有無其他大團隊入住酒店

                      可用房間的房間類型及對應的房間數量

                      各房型的實地考察,核對并匯總每種房型的面積,景觀及不同點

                      按樓層或其他標準來劃分各房間類型

                      可否請酒店提供歡迎卡/禮品的提前擺放入房服務

                      可否由主辦方提前做好房卡,只需嘉賓到前臺進行身份驗證即可

                      上海澤迪文化傳播有限公司是一家專業展會設計搭建公司,主要提供展會展臺設計、展會展臺搭建、展會展臺布置搭建、展會展臺設計、商務服務、咨詢策劃、舞臺、活動、專賣店、展示廳及大型會議等設計策劃、施工搭建、維護一體化的展覽設計建造服務企業。公司經驗豐富,實力雄厚,擁有國內專業的的展示策劃設計人才和獨立的施工團隊,建設了3000平米的展覽制作基地。

                      會展開展前參展商需要避免哪些坑?會展設計搭建公司分享干貨

                      1.考察會場,到底要注意些什么

                      直奔主題前,“偽甲方”先舉一個活生生的發生自己身上的真實例子,雖然是多年之前發生的,但仍記憶猶新。會議已開始了一會,此時我正在會議室外偷懶,突然一領導推門而出對著我問到“小YU,洗手間在哪”?!皞渭追健彼查g懵了,之前完全沒留意過…(最怕空氣突然安靜)幸好只維持了1-2秒,“偽甲方”靈機一動請一旁的酒店服務生回答了此問題。

                      從上述這個極小的例子可見,以上狀況的發生大多可以歸結為場地考察沒有做到位。場地考察看似很常規、很輕松的一件事,如果疏忽了一些細節,很可能會給之后會議活動的順利舉辦帶來重重隱患。這就是為什么“偽甲方”覺得有必要好好聊一下考察場地時到底要注意哪些。

                      一般來說會場可分為標準場地(會議型酒店、會議中心、會展中心等)和特殊場地(博物館、歷史遺址、劇院、餐廳等)。下文所指的場地對象為會議型酒店。

                      2.酒店會議室 – 需注意內容

                      會期前后是否有其他大型活動,評估是否影響到會議進場以及會期其他沖突內容

                      評估酒店大宴會廳及其他多功能廳可否滿足會議基本需求及功能(VIP室或媒體采訪間盡可能安排在主會場旁邊)

                      場地的裝飾、色調及照明是否符合會議活動的調性

                      提前獲取CAD尺寸圖,現場務必復核所有尺寸,包含且不限于會場實際可用尺寸(長、寬、高)測量,燈下最大高度等等

                      會議動線的考量(包括:

                      嘉賓進場動線,主分會場動線)

                      場地是否有吊頂,若有,需確認具體位置及數量

                      提前確認場地是否有老干部杯(部分新開的酒店不提供),桌椅套及沙發茶幾的尺寸及顏色

                      燈光可否按區域分段控制,并知曉操控面板的具體位置

                      了解場地中央空調溫度調整的變化時長以及開關位置

                      3.Foyer及外場其他 – 需注意內容

                      是否滿足會議功能區的搭建設計

                      Foyer區域的電源及網絡端口數量及位置(一般大型會議使用到的門禁、安檢、注冊等功能區,會有電源及網絡需求)

                      場地進門處可否擺放帶有會議logo的設計搭建

                      場地大堂及公共區可擺放會議指引牌的數量及位置

                      評估考量場地大堂 & 客房電梯到會場動線的合理性、便捷性

                      會議樓層的洗手間位置

                      會議樓層的電梯的位置及容量

                      卸貨通道、卸貨電梯的數量及大(同時了解貨車進出場地所在區域的時間段要求)

                      會展設計搭建

                      4.場地網絡– 需注意內容

                      會議網絡與客房網絡是否使用同一網絡,最大帶寬是多少

                      會議網絡可否單獨使用,最大帶寬是多少,每個會議室是否有網口

                      場地網絡5G覆蓋區域,信號最好的是哪個運營商的?

                      可否請第三方公司拉專線網絡(若酒店網絡無法滿足)

                      5.場地停車– 需注意內容

                      地下停車場入口出口動線及車位數量

                      地面停車位數量,以及可供主辦方的最大數量

                      門口可否短暫??看蟀?,最以及可供我方的最大數量

                      停車付費方式確認,憑停車券 or 二維碼掃描

                      6.其他會議相關– 需注意內容

                      附近是否有打印店(了解營業時間,制作工藝及要求提前溝通)

                      附近的醫院位置及地址確認

                      7.場地餐飲及住宿– 需注意內容

                      會期嘉賓用餐指引動線確認

                      會期用餐餐廳的開餐及結束時間溝通

                      用餐餐廳是否配備簡單的AV設備(以滿足午餐會演講或餐前嘉賓致辭等需求)

                      菜單的多樣性需提前審核(特別是會期較長的會議)

                      場地餐廳包間數量及大小確認,可供主辦方使用的最大數量

                      提前溝通素食或是其他特殊餐飲要求

                      可否向主辦方工作人員提供員工餐

                      同期有無其他大團隊入住酒店

                      可用房間的房間類型及對應的房間數量

                      各房型的實地考察,核對并匯總每種房型的面積,景觀及不同點

                      按樓層或其他標準來劃分各房間類型

                      可否請酒店提供歡迎卡/禮品的提前擺放入房服務

                      可否由主辦方提前做好房卡,只需嘉賓到前臺進行身份驗證即可

                      上海澤迪文化傳播有限公司是一家專業展會設計搭建公司,主要提供展會展臺設計、展會展臺搭建、展會展臺布置搭建、展會展臺設計、商務服務、咨詢策劃、舞臺、活動、專賣店、展示廳及大型會議等設計策劃、施工搭建、維護一體化的展覽設計建造服務企業。公司經驗豐富,實力雄厚,擁有國內專業的的展示策劃設計人才和獨立的施工團隊,建設了3000平米的展覽制作基地。

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